Не занимать задачами весь день: совет эксперта на Радио РБК

Попытку заполнить задачами всё доступное время эксперт Школы управления РБК Лидия Урывская называет одной из главных ошибок тайм-менеджмента. Как передаёт Радио РБК, при планировании люди могут переоценивать свои возможности. В результате расписание не оставляет времени на переключение между делами и восстановление.

В календаре есть место для восстановления

По рекомендации Урывской, составлять расписание нужно с учётом собственных сил и времени наибольшей эффективности. Значение имеют и условия, в которых человеку легче сосредоточиться. То есть при выборе времени для задачи стоит учитывать не только свободную строку в календаре.

Эксперт также советует чередовать в течение дня разные виды нагрузки. В её подходе планирование охватывает и сами дела, и то, как человек переходит от одного к другому. Заполненный день сам по себе ещё не показывает, учтено ли время на эти переходы.

Важное получает отдельное время

Для расстановки приоритетов Урывская рекомендует матрицу Эйзенхауэра. Отдельное внимание она предлагает уделять делам, которые важны, но пока не требуют срочного выполнения: их нужно специально включать в расписание. Здесь основание для места в календаре — важность задачи, даже если срочности ещё нет.

Сама эксперт, по её словам, выделяет на такие задачи по полчаса в день, чтобы не доводить их до срочности. Это пример её личной практики: речь не идёт о том, что каждому человеку достаточно именно тридцати минут. Суть рекомендации — заранее отвести важным несрочным делам собственное время.

Не каждой задаче нужен новый слот

Для несрочных и неважных дел Урывская предлагает несколько вариантов: автоматизацию, перевод в регламент или сознательный отказ. Поэтому разбирать перегруженное расписание в рамках её подхода — значит решать не только, когда выполнить очередное дело, но и нужно ли сохранять его в списке.

Эта рекомендация относится именно к задачам, которые одновременно неважны и несрочны. Для важных несрочных дел эксперт предлагает другое решение — отдельное время в календаре. Различие между этими категориями и определяет действие: выделить место, упорядочить выполнение или отказаться.